همه آنچه که باید در مورد گوگل درایو بدانید

گوگل درایو یک سرویس ذخیره­‌سازی ابری بسیار محبوب است که حتی به صورت رایگان هم حجم قابل قبولی در اختیار کاربران قرار می­‌دهد. اگر شما از قبل با سایر سرویس‌­های ذخیره­‌سازی ابری مانند Dropbox یا Box آشنا باشید، استفاده از گوگل درایو نیز برای شما کار سختی نخواهد بود؛ اما در صورتی که تا به حال از هیچ یک از سرویس­‌های ابری استفاده نکرده‌­اید، احتمالا یادگیری نحوه استفاده از Google Drive می­‌تواند کمی برای شما گیج کننده باشد. در همین راستا، قصد داریم تا در این مقاله به شما کمک کنیم تا راحت­‌تر بتوانید با این سرویس ذخیره­‌سازی ابری آشنا شوید.

گوگل درایو و نحوه عملکرد

اگر بخواهیم به بیان ساده Google Drive را مورد بررسی قرار دهیم، در واقع گوگل درایو یک فضای ذخیره‌­سازی ابری است که به شما این امکان را می‌­دهد تا اسناد و سایر فایل‌­های مورد نیاز خود را روی سرورهای Google ذخیره نمایید تا هم از پر شدن حجم هارد دیسک­‌های ذخیره‌­سازی دستگاه خود جلوگیری کنید و هم از طریق هر دستگاه دیگری به فایل‌­های ذخیره شده خود دسترسی داشته باشید.

قبل از معرفی ویژگی‌­‍‌های گوگل درایو و نحوه استفاده از آن، نیاز است تا در مورد چند مورد اساسی توضیحاتی داده شود؛ اول اینکه برای استفاده از این سرویس، شما به یک حساب Google نیاز دارید. ساخت این حساب کاملا رایگان است و شما باید تنها چند دقیقه برای ساخت آن زمان صرف کنید. این حساب به شما امکان دسترسی به تمام خدمات Google از جمله Drive، Gmail، Photos، YouTube، Play Store و غیره را خواهد داد.

شما می‌توانید با رفتن به آدرس سایت drive.google.com، از طریق برنامه رایگان سیستم­ عامل اندروید و یا با برنامه Google Drive for Desktop به حساب درایو خود دسترسی داشته باشید؛ اما برای استفاده از اپلیکیشن­‌های نام برده شده، ابتدا باید آ­ن­‌ها را در سیستم خود دانلود و نصب نمایید.

برای دانلود اپلیکیشن­‌ها کافی است تا با مراجعه به وب سایت Drive، نرم افزار مورد نیاز خود را به راحتی دریافت نمایید؛ برای مثال، اگر قصد دارید تا برنامه Google Drive for Desktop را روی سیستم عامل ویندوز خود نصب کنید، پس از مراجعه به سایت، روی دکمه تنظیمات در بالای صفحه نمایش سمت راست کلیک کرده و سپس روی دریافت Drive برای دسکتاپ کلیک نمایید. دستورالعمل­‌های نصب را دنبال کنید، سپس برنامه را اجرا کرده و مراحل نصب را انجام دهید، پس از آن، آیکون Google Drive روی صفحه اصلی ویندوز شما ظاهر خواهد شد.

شما در ابتدا با ساخت یک حساب، ۱۵ گیگابایت فضا ذخیره­‌سازی رایگان دریافت خواهید کرد که البته این فضا بین درایو، Gmail و Photos به اشتراک گذاشته می‌شود. اگر چه این حجم برای بسیاری از افراد کافی است، اما شما می­‌توانید با خرید یک اشتراک ماهیانه یا سالانه از گوگل، حجم بیشتری را برای ذخیره­‌سازی فایل­‌های خود دریافت نمایید. در حقیقت این اشتراک بخشی از Google One است و مزایایی، فراتر از یک فضای ذخیره‌سازی را در اختیار شما قرار خواهد داد؛ برای نمونه شما با خرید یک اشتراک می­‌توانید از تخفیفات فروشگاه Google نیز برخودار شوید.

یکی از موارد بسیار مهمی که باید در نظر داشته باشید این است که فضای ذخیره‌سازی Google Photos در حال حاضر جزو فضای ذخیره‌سازی Drive شما به حساب می‌­آید؛ بنابراین اگر قصد دارید تا عکس‌­های خود را در گوگل درایو ذخیره نمایید (که معمولا اکثر کاربران اندروید این کار را انجام می‌دهند)، به شما پیشنهاد می­‌شود که حساب خود را ارتقا دهید.

انواع فایل­های قابل ذخیره­‌سازی در گوگل درایو

اگر چه فضای ذخیره‌­سازی نگرانی اصلی کاربران در زمان استفاده از یک سرویس ذخیره­‌سازی ابری است، اما محدودیت‌­های نوع فایل قابل ذخیره­‌سازی در این محیط نیز می‌­تواند به همین اندازه مهم باشد. خوشبختانه، شما می­‌توانید انواع مختلفی از فایل‌­ها را از قبیل jpeg. ،png. ،.gif ،mpeg4 ،.mov ،avi. و سایر موارد دیگر را در حساب درایو خود، بدون هیچ مشکلی ذخیره‌­سازی نمایید. همچنین باید توجه داشت که محدودیت‌هایی برای اندازه فایل نیز وجود دارد، اگر چه در اغلب اوقات این محدودیت برای بسیاری از کاربران مشکلی ایجاد نخواهد کرد.

– فایل اسناد (Documents): حداکثر 1.02 میلیون کاراکتر، اگر یک سند متنی را به فرمت Google Docs تبدیل نمایید، این فایل می­تواند حتی تا 50 مگابایت حجم داشته باشد.

– فایل صفحات گسترده (Spreadsheets): حداکثر پنج میلیون سلول

– فایل­های ارائه (Presentations): حداکثر 100 مگابایت برای فایل­ها ارائه تبدیل شده به اسلایدهای گوگل.

سایر فایل­ها: حداکثر 5 ترابایت.

نحوه آپلود و دانلود فایل‌­های گوگل درایو

برای دسترسی به فایل‌های خود در Google Drive، ابتدا باید آن‌ها را از طریق وب، رایانه شخصی یا گوشی هوشمند در این سرویس آپلود نمایید؛ ابتدا، ما در مورد نحوه آپلود فایل‌­ها از طریق وب صحبت خواهیم کرد. برای آپلود فایل، دو راه وجود دارد:

– کشیدن و رها کردن فایل: فایلی که می‌خواهید از سیستم خود روی گوگل درایو آپلود کنید را انتخاب نموده و سپس آن را به سمت قسمت مشخص شده در مرورگر Drive بکشید و رها نمایید. این راه هم برای ذخیره­‌سازی فایل­‌ها و هم پوشه­‌ها قابل اجرا است. یک پنجره کوچک در پایین سمت راست وجود دارد که مسیر آپلود فایل را در این محیط به نمایش می­‌گذارد.

– انتخاب فایل یا فولدر: روی گزینه New در بالا گوشه سمت چپ مرورگر وب کلیک کنید و گزینه File upload یا Folder upload را انتخاب نمایید؛ سپس فایل­‌ها یا پوشه­‌هایی را که می­‌خواهید در سرویس گوگل درایو آپلود شوند را انتخاب کنید، روی Open یا Upload کلیک کرده و سپس منتظر بمانید تا فرآیند آپلود تکمیل شود.

یک روش ساده‌تر برای آپلود کردن فایل در سرور ابری Google، استفاده از Google Drive for Desktop است. در این محیط تنها کافی است تا اسنادی را که می­‌خواهید آپلود شوند را گرفته و به سمت پوشه Drive بکشید و رها نمایید. اساساً این کار مانند انتقال فایل­‌ها از یک پوشه به پوشه دیگر در محیط ویندوز است، اگر چه این امکان وجود دارد مدتی طول بکشد تا فایل­‌ها همگام شوند.

آپلود فایل‌­ها از طریق گوشی هوشمند نیز به اندازه روش‌­های قبل آسان است. برای انجام این کار، باید ابتدا برنامه Drive را باز نموده و روی آیکون + در پایین صفحه نمایش، گوشه سمت راست ضربه بزنید، سپس گزینه آپلود را لمس نموده و فایلی را که می­‌خواهید به درایو خود ارسال نمایید را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید با باز کردن فایل‌­ها و ضربه زدن روی دکمه اشتراک‌گذاری و سپس روی گزینه ذخیره در Drive، فایل‌های خود را به سرعت در این محیط آپلود نمایید.

نحوه سازماندهی و حذف فایل‌­ها در گوگل درایو

دقیقا به همان روشی که می­‌توان فایل­‌ها را در محیط ویندوز سازماندهی کرد، امکان مرتب­‌سازی فایل‌ها در Drive نیز وجود دارد. شما می‌­توانید همه فایل­‌ها را در یک محل (به طور پیش فرض در My Drive) بگذارید یا در پوشه‌­های مختلف آ­ن­ها را دسته­‌بندی کنید. لازم به ذکر است که جدا از نحوه مرتب­‌سازی فایل‌­ها، شما همیشه می­‌توانید آنها را از نوار جستجو در بالای صفحه جستجو کنید.

برای ایجاد یک پوشه در محیط وب روی دکمه New کلیک کرده و سپس Folder را انتخاب کنید. همچنین در محیط ویندوز این امکان وجود دارد تا روی پوشه Drive در رایانه خود کلیک راست کرده و یک پوشه جدید مانند سایر پوشه‌­های مرسوم در محیط ویندوز ایجاد نمایید. در اپلیکیشن موبایل باید روی دکمه آبی + ضربه بزنید و گزینه Folder را انتخاب کنید.

برای انتقال فایل­‌ها به یک پوشه در وب، شما به سادگی می‌­توانید از روش کشیدن و رها کردن برای سرویس وب و پوشه Drive در محیط ویندوز استفاده کنید. این کار روی موبایل هم قابل انجام است، اما شاید این کار از طریق ضربه زدن روی آیکون More actions (سه نقطه عمودی) در کنار فایل و انتخاب گزینه Move کمی راحت­‌تر باشد.

نحوه حذف فایل­‌های Drive

از آنجایی که فضای ذخیره‌­سازی در محیط درایو محدود است، این نکته بسیار مهم می­‌باشد که چگونه فایل­‌های Drive را به طور کامل از این محیط حذف کنید. ساده‌­ترین روش انتخاب و سپس فشار دادن کلید حذف از روی صفحه کلید است. این هم برای سرویس وب و هم برای سرویس درایو در محیط ویندوز امکان پذیر است. برای حذف یک سند از Drive تلفن همراه نیز باید روی آیکون اقدامات بیشتر در کنار فایل (سه نقطه عمودی) ضربه بزنید و گزینه حذف را انتخاب نمایید.

نحوه اشتراک­‌گذاری فایل‌ها در گوگل درایو

یکی از بهترین قابلیت­‌های گوگل درایو، امکان اشتراک­‌گذاری فایل­‌ها با دیگران است. شما می­‌توانند فایل­‌های خود را به صورت تکی و یا در قالب یک پوشه با سایر افراد به اشتراک بگذارید. برای اشتراک‌گذاری فایل یا پوشه در Google Drive، کافی است آن را انتخاب کرده و لینک اشتراک فایل را دریافت کنید، سپس لینک را کپی کرده و با سایر افراد به اشتراک بگذارید.

برای این منظور، در محیط تلفن همراه کافی است تا روی آیکون اقدامات بیشتر (سه نقطه عمودی) در کنار فایل ضربه بزنید و گزینه اشتراک‌گذاری لینک را روشن نمایید. در این حالت پیوند به طور خودکار کپی می‌شود و شما می‌­توانید این لینک را از طریق یکی از برنامه­‌های پیام‌رسان با سایر افراد به اشتراک بگذارید؛ همچنین این امکان وجود دارد تا روی گزینه Add people ضربه بزنید و لینک را از طریق ایمیل برای سایر دوستان خود ارسال نمایید.

توجه داشته باشید که شما می­‌توانید میزان دسترسی افراد مختلف را در نحوه استفاده و تغییر فایل را کنترل نمایید. در حالت پیش‌فرض کسانی که لینک فایل برای آن­ها ارسال شده، تنها می­‌توانند محتوای فایل را مشاهده کنند و امکان هیچ گونه تغییر برای آن­ها وجود ندارد. شما می‌توانید با تغییر نحوه دسترسی آن­ها، این امکان را برای سایر افراد فراهم نمایید تا بتوانند محتوی فایل را تغییر دهند.

نحوه ایجاد ارتباط بین Google Drive و سایر برنامه ها

Drive به مجموعه آفیس Google (به نام Google Workspace) که شامل Google Docs، Sheets و Slides می­‌باشد، متصل است. اگر چه این سه سرویس، وب سایت‌­های اختصاصی خود را دارند، اما هر سندی که از طریق این سرویس­‌ها ایجاد می­‌کنید، به طور خودکار در محیط Drive ذخیره می‌­شوند. Drive همچنین از سایر خدمات Google مانند Google Forms، Google Drawings و غیره نیز پشتیبانی می‌­کند.

شما می‌توانید هر یک از این سندها را مستقیماً از طریق خود سرویس Drive یا برنامه تلفن همراه ایجاد کنید؛ برای این منظور کافی است تا روی دکمه آبی رنگ New در بالای صفحه وب، گوشه سمت چپ کلیک کرده و سپس یکی از گزینه­‌های Google Docs، Google Sheets یا Google Slides را انتخاب نمایید. در موبایل نیز باید روی آیکون + آبی رنگ ضربه بزنید و یکی از موارد را انتخاب کنید.

Google Drive همچنین با برنامه­‌های دیگری نیز ادغام شده که در ادامه لیستی از این برنامه­‌ها ارائه شده است:

– DocHub (فایل‌های PDF)

– Pixlr Express (ویرایشگر عکس)

– Draw.io (ترسیم نمودارها)

یکی از مهم­‌ترین برنامه‌هایی که با Google Drive کار می‌کند، برنامه واتساپ است، در واقع با این همکاری واتساپ تغییری را ایجاد کرد که به کاربران اجازه می‌دهد تا پیام‌های خود را بدون اینکه در فضای ذخیره‌­سازی برنامه مشکلی به وجود آید، در حساب Google Drive خود ذخیره نمایند.

در پایان، گوگل درایو مانند سایر برنامه‌های ذخیره‌سازی ابری، امکانات و قابلیت‌های بسیار جالبی دارد که استفاده از آن‌ها می‌تواند کمک شایانی به شما در ذخیره‌سازی فایل‌های مختلف بکند.